Spotkania i Konferencje

Hej.

Zanim zacznę konkretny wpis chciałbym tylko dodać, że od tej chwili każdy post który znajdzie się w kategorii „Zarządzanie” na początku będzie miał etykietkę która informuje o tym, do jakich grup jest artykuł kierowany.

Tutaj mamy do czynienia z wpisem dla zespołów amatorskich, pracujących zdalnie, w górę. Korzysta z tego każdy a jeśli nie to czas jak najszybciej to wprowadzić. O czym mowa ?

Po co komuś jakieś spotkania i quick sety ?

Zespół który nie przeprowadza spotkań, czyli integracji poszczególnych jednostek jest tak na prawdę zbiorem indywidualnych typów. Każdy żyje własnym życiem, każdy pracuje za siebie – a nie tak to ma wyglądać, szczególnie przy małych projektach.

Spotkania oprócz roli integracyjnej działają również w inny sposób – podnoszą morale teamu, pozwalają konfrontować problemy i zagwozdki oraz (co najważniejsze) pozwalają wykryć wcześnie błędy o których nie mieliśmy do tej pory pojęcia.

Spotkałem się już z kilkoma zespołami gdzie wszystkie prace przechodziły przez Project Managera, który pełnił rolę tzw. Handlarza. Owy Handlarz „kupował” model 3D od jednej osoby i sprzedawał drugiej przy czym jego klienci nie koniecznie musieli się znać 😉 Handlarz jednak długo na rynku się nie utrzymuje i pada pociągając ze sobą cały projekt. W końcu kto wytrzyma pośredniczenie rozmów pomiędzy tyloma osobami ?

Powyższy przykład, owszem, to skrajność jednak warto mieć go na uwadze.

Dobra, co z Quick Setami ? QS to spotkania luźne, szybkie w celu omówienia danej sprawy i wracania do roboty. Potrzebne do sprawnego działania zespołu, czyli taki handlarz jest tutaj wykluczony.

Co ile powinny być organizowane spotkania ?

Moim zdaniem zależy to od dwóch czynników:

– Ilości ludzi w zespole

– Rodzaju przyjętej metodyki (bądź jej braku)

Spotkania nie powinny odbywać się rzadziej niż przynajmniej raz w tygodniu. Przykładowo sobota czy niedziela – jak tam teamowi pasuje. Jeśli zdecydujemy się robić je „gęściej” może okazać się, że frekwencja na takich spotkaniach będzie niziutka a i ludziom się chcieć nie będzie. Jeśli okres bez-spotkaniowy trwa zbyt długo – będą zdarzać się wpadki w postaci blokowania pracy czy jej dublowania.

Jakie pytania powinny paść na spotkaniu ?

Trzy najważniejsze to:

– Czy masz z czymś jakiś problem, czy coś Cię blokuje ?

Pozwala nam stwierdzić z czym pracownicy mają problem oraz pomyśleć jak go rozwiązać. Wiadomo, że co dwie głowy to nie jedna.

– Czym aktualnie się zajmujesz i co od ostatniego spotkania zrobiłeś ?

Możemy dzięki temu sprawdzać jak działa workflow (płynność pracy), czy są jakieś braki i niedopatrzenia czy ktoś po prostu leniuchuje 😉

– Co będziesz robił dalej ?

Tutaj zależy – jeśli zadania są ustalane odgórnie przez wyznaczone do tego odpowiednie osoby, można spytać bezpośrednio je. Jeśli jednak zadania są wyznaczane za pomocą jakiejś listy featursów czy progress checka to jest to pytanie niezbędne.

Ah tak, zahaczyłem o metodykę Scrum 😉

Punktualność spotkań.

Dobre rady podsłuchane na jednym z podcastów „Mała wielka firma”:

– Spotkania organizuj o stałej i nie zmiennej porze;

– Jeśli ustalasz godzinę konferencji postaw na nie pełną godzinę np. 20:10

– Bądź punktualny ! Jako Project Manager pojaw się wcześniej ale nie zaczynaj ani później ani wcześniej. Jeśli pokażesz, że będziesz czekał na innych to zaczną się rozleniwiać i nagminnie spóźniać.

Dodatkowo warto podzielić spotkanie na trzy części:

1) Stand Up (Ze scruma) – czyli max. 15 minut na zadanie każdemu z osobna pytań przedstawionych powyżej.

2) Core – do pół godzinki. Podaje się tutaj ogłoszenia i wszystkie rzeczy które warto by wiedział o nich każdy.

3) Forum – Dyskusja na temat wymienionych przy Stand Up’ie błędów i problemów. Trwa dowolną ilość czasu. Warto również tutaj rozdać zadania które mają być wykonane do następnego spotkania bądź „odhaczyć” te już wykonane.

Na czym można organizować takie spotkania ?

Tak na prawdę ile komunikatorów głosowych (nie warto robić tekstowo !) tyle możliwości. Ja osobiście polecam Team Speak 3 bądź po prostu Skype.

Jednak..

Same spotkania to oczywiście nie wszystko 😉 W następnym poście opiszę jak może wyglądać przykładowy system komunikacji w zespole. Podam przykłady programów oraz ich praktycznych zastosowań.

Pozdrawiam,

Patryk.

Reklamy

Posted on 2011/05/27, in Inne. Bookmark the permalink. 3 komentarze.

  1. ManualDev

    Wreszcie konkretny wpis, adresowany do konkretnej grupy ; )

    Co do samego posta, co myślisz o dzieleniu zespołu na grupki(programiści, graficy 2D, graficy 3D itd.) i wybranie dla nich liderów? Wtedy robić spotkania tylko liderzy + Ty, zaś oni wewnętrzne w swojej grupie będą się komunikować. Nigdy nie miałem okazji w takim projekcie pracować, ale sama koncepcja wydaję mi się w porządku.

  2. To jest spoko sprawa ale jeśli Lider podzespołu pełni tylko i wyłącznie obowiązki formalne oraz tworzy dokumenty pracy tj. na przykład u grafików 3D – 3D Artist Document który to może zawierać informacje od ilości poly w poszczególnych modelach na warunkach rekrutacyjnych kończąc.

    Dodatkowo, spotkania Liderzy + Project Manager odpadają. Nie buduje się wewnętrzna więź zespołu. Takie rozwiązanie jest dobre, jak tych grup masz np. z 10 (czyli taki 40/50 osobowy zespół).

    Jeszcze jedna rzecz z tego wynika, jeśli wszystko będzie szło przez owych Junior Project Managerów to staną się z nich tacy handlarze jak opisywałem 😉 Handlarze pomiędzy nami a resztą teamu. W końcu wyjdzie na to, że padnie pytanie „A kto jest naszym Managerem ? 😀

    Ludzie będą woleli siedzieć w swoich małych grupkach a w skrajnych przypadkach dojdzie do tego, że większym autorytetem będzie Junior Project Manager / Pod Lider niż Ty sam 🙂

    Pozdrawiam,
    Patryk.

  3. Hej. Zgadzam się z Patrykiem. Gdybym był postawiony w sytuacji programisty który komunikuje się jedynie z Liderem swojej grupy widział bym zarządcę jako sztywnego gościa który siedzi za biurkiem i boi się wyjść do ludzi 😉 Dodatkowo komunikując się z całym zespołem widzisz ich nie tylko jako wpis „na papierze” ale jako konkretnego człowieka.

    Pozdrawiam, TripleA.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s

%d blogerów lubi to: